Bestil printer

Målgruppe

Ledere og medarbejdere i Ishøj Kommune (betegnes i det følgende som bruger), der har behov for at bestille en printer til print, kopi og scan på Ishøj Kommunes netværk.

Beskrivelse

I Ishøj Kommune har ledere og medarbejdere med adgang til en computerarbejdsplads mulighed for at printe, kopiere og scanne dokumenter fra en printer med adgang til kommunens administrative netværk. Alle printere til formålet skal bestilles via IT-serviceportalen.

Hvad omfatter servicen

  • Bestilling af printer via IT-serviceportalen.
  • Rådgivning i forbindelse med bestilling af printer.
  • Levering og installation af printer der udføres af printleverandører.
  • Konfiguration af printer til Follow-me-print og tilslutning til Ishøj Kommunes netværket.
  • Standardopsætning af printer til print i sort/hvid og dobbeltsidet.
  • Drift og vedligehold af netværk og printserver.
  • Serviceaftale med leverandør.
  • Vejledning til brugeropsætning af printer i Citrix.

Proces for bestilling og anvendelse af servicen

  • Bruger: Bestiller den ønskede printer via IT-serviceportalen, hvor aktuelle produkter og priser fremgår. Følgende informationer skal fremgå af bestillingen:
              - Navn og adresse på den enhed eller det center hvor printeren skal leveres.
              - Betalende EAN-nummer.
              - Navn, telefon/mobilnummer og e-mail på kontaktperson.
  • IT: Indkøber den bestilte printer hos leverandør.
  • Bruger: Sikre, at der er de nødvendige strøm- og netværksstik, hvor printeren skal placeres.
  • Leverandør: Kontakter enhedens/centrets kontaktperson for aftale om dato, tid og sted for levering.
  • Leverandør: Informerer IT om det aftalte tidspunkt for levering.
  • IT: Kontakter enhedens/centrets kontaktperson for yderligere aftale omkring konfiguration og tilslutning af printer til netværk.
  • IT: Konfigurerer printer og tilslutter printer til Ishøj Kommunes netværk.
  • Printer er nu opsat og klar til brug.

Forudsætning

Opsætning- IT opsætter kun printere, der er indkøbt gennem IT-serviceportalen.

  • Det er et krav at de fysiske rammer for printerens placering overholder gældende brand- og arbejdsmiljøregler samt lovgivning og retningslinjer ift. datasikkerhed og GDPR.

    Netværksadgang
  • Før en ny printer kan opsættes, er det en forudsætning, at der i forvejen er etableret strøm- og netværksstik ved den ønskede placering af printeren.
  • Alle printere installeres med adgang til en printserver i kommunens netværk, og der kan kun printes fra computere med adgang hertil.

Varianter og specifikationer

Printer typer der kan bestilles via IT-serviceportalen
     

  • Multifunktionsprinter Sort/hvid og farve
  • Bordprinter Sort/hvid og farve
    Ændringer i udstyr kan forekomme. På IT-serviceportalen fremgår aktuelle produkter og priser.
  • Follow-me print
    Follow-me print giver medarbejdere i Ishøj Kommune mulighed for at printe via personligt adgangskort og hente sit print ved en given printer. I forhold til efterlevelse af GDPR er Follow-me print en fordel, hvis der skal udskrives fortrolige dokumenter.
  • Drift, vedligehold og reparation
    Printerne købes og ejes af det enkelte center, men driftes, vedligeholdes og serviceres af henholdsvis IT og leverandør. IT sikre at printerne fungerer sammen med kommunens computere på netværket, mens alle de fysiske forhold vedrørende printerne håndteres af leverandøren.
  • Driftsaftale med IT
    IT drifter og vedligeholder netværk og printserver.
  • Serviceaftale med leverandør
    Når der indkøbes en printer via IT-serviceportalen, følger der automatisk en 5-årig serviceaftale med i købet. Serviceaftalen inkluderer følgende:
         - Levering af toner
         - Levering af hæfteklammer
         - Løsning af hardwarefejl på printeren
         - Reservedele
         - Teknikers arbejdstid og kørsel
         - Tilkaldetiden på serviceaftaler er 8 timer.
  • Når aftalen udløber kan enheden/centret vælge at:
         - Købe en ny printer
         - Bortskaffe printeren uden et nyt køb
         - Beholde maskinen efter aftalens ophør
         - Forlænge serviceaftalen i 2 år
  • Bestilling af toner og resttonerbokse
    Alle maskiner bestiller automatisk toner og resttonerbokse. Toner og resttonerbokse bliver leveret til den adresse, hvor maskinen er installeret. Det er ikke alle maskiner der bruger en resttonerboks. Maskinen skal altid stå tændt og være tilsluttet netværk, for at automatisk bestilling af toner og resttonerboks fungerer. Leverandøren indsamler brugte tonerpatroner og resttonerbokse.

Serviceejer

IT

Omkostninger forbundet med servicen

  • Decentrale enheder
    Dækker alle omkostninger i forbindelse med:
         - Indkøb af printer
         - Forbrug i form af antal print
         - Reparation og vedligehold af printer der ikke er inkluderet i serviceaftalen
  • Enheder på rådhuset
    Dækker alle omkostninger i forbindelse med:
         - Indkøb af printer
         - Forbrug i form af print samt reparation og vedligehold af printer der ikke er inkluderet i serviceaftalen betales af rådhusservice.
  • Afregning af forbrug sker kvartalsvis bagudrettet – dvs. har en enhed brugt 1000 print á 3 øre, så får de efterfølgende en regning på 30 kr.
  • Den enkelte enhed eller center har ingen omkostninger forbundet med drift og vedligehold af netværk og printserver som leveres af IT.

    Har du spørgsmål til servicen, så opret en sag i IT-serviceportalen med din forespørgsel.