Tiltrådt

Heidi Bast, Tranegilde Landsby spurgte til samarbejde med kommunen om støjbekæmpelse.

Alice Nikolajsen spurgte til renovering af stier/tuneller og 3i1-måling.

Borgmesteren kommenterede på begge spørgsmål.

Aftale om bedre veje til uddannelse og job blev offentliggjort den 13. oktober 2017 og indeholder beskrivelse af den Forberedende Grunduddannelse (FGU). Aftalen indeholder krav om etablering af en ny institutionsstruktur, der skal samle de forberedende uddannelser. Lov om forberedende grunduddannelse blev vedtaget i Folketinget den 29. maj 2018.

Byrådet besluttede på mødet den 8. maj at indstille til Undervisningsministeriet, at der etableres en FGU-institution på Vestegnen bestående af syv kommuner, hvor samtlige eksisterende produktionsskoler og VUC'er tilknyttes som satelitskoler. Det blev ligeledes besluttet, at alle syv kommuner tildeles en plads i bestyrelsen og, at der nedsættes en faglig følgegruppe til den kommende bestyrelse.

Undervisningsministeriet har oplyst, at den 30. juni 2018 er deadline for indstilling af bestyrelsesmedlemmer til FGU-institutionen.

Hver FGU-institution består af en moderinstitution og et antal tilhørende satelitskoler, som placeres på de adresser, hvor der i dag findes produktionsskoler og VUC'er. Institutionerne bliver selvejende med selvstændige bestyrelser på 7 - 11 medlemmer.

Der bliver udpeget følgende medlemmer til bestyrelsen:

• Et kommunalt udpeget bestyrelsesmedlem fra hver kommune i dækningsområdet.
• En repræsentant fra erhvervsskolerne i dækningsområdet.
• En repræsentant fra arbejdsmarkedets organisationer (A-siden).
• En repræsentant fra arbejdsmarkedets organisationer (B-siden).
• En medarbejderrepræsentant
• En tilforordnet medarbejderrepræsentant
• En tilforordnet elevrepræsentant

Bestyrelsens udpegning er omfattet af de krav, der følger af lov om ligestilling af kvinder og mænd, hvilket er årsagen til, at der udpeges et alternativt bestyrelsesmedlem.

Den forberedende grunduddannelse skal være klar til at modtage elever i august 2019. 

Det indstilles, at Henning Bjerre udpeges som Ishøj Kommunes repræsentant til FGU-bestyrelsen på Vestegnen, og at Johnna Stark udpeges som alternativt medlem til bestyrelsen.

Tiltrådt

Lov om forberedende grunduddannelse § 12, stk. 2.

Kommunens revision, Deloitte, har afsluttet den revisionsmæssige gennemgang af regnskabet for 2017, og har afgivet sin påtegning og tilhørende revisionsberetning. Påtegningen er uden forbehold. Den udførte revision har givet anledning til to bemærkninger, hvoraf den ene vedrører Vallensbæk Kommunes administration (Jobcentret), og er relateret til socialberetningen. Revisionsberetningen samt administrationens forslag til afskrivninger, forelægges byrådet til godkendelse, hvorved den formelle godkendelse af regnskabet for 2017 sker.

Revisionen har fremsendt Revisionsberetningen for 2017 dateret den 6. juni 2018.

Revisionsberetningen skal ifølge Lov om kommuners styrelse udsendes til byrådet inden syv dage fra modtagelsen. Dette sker i forbindelse med byrådets behandling den 6. juni 2018. 

Revisionens påtegning er uden forbehold. Den udførte revision af regnskab 2017 har givet anledning til to bemærkninger. Den ene bemærkning vedrører Ishøj Kommunes administration, og omhandler en manglede bogføring af regnskabsteknisk karakter. Den anden vedrører Vallensbæk Kommunes administration, og omhandler manglende kvalitet i Jobcentrets sagsbehandling på området vedrørende kontanthjælp og uddannelseshjælp. De to bemærkninger omtales nærmere i de vedlagte bilag "Administrationens svar på revisionsberetning 2017".

Vedrørende opfølgning på tidligere års revisionsbemærkninger konstaterer revisionen, at der ikke er udestående forhold.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at regnskabet for 2017 og tilhørende revisionsberetning samt forslag til afskrivninger, godkendes.

Tiltrådt

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Bekendtgørelse om kommunernes budget og regnskab, revision mv.

Lov om kommunernes styrelse.

Regnskab 2017 og budget 2019 for Strandparken I/S forelægges til godkendelse.

Regnskab og årsrapport 2017.

• Udgiftsbaseret regnskab.

Regnskabet udviser et resultat på (-882. tkr.) Til sammenligning var der et resultat på (201 tkr.) i 2016. I det omkostningsbaserede regnskab blev resultatet (-923. tkr.) efter afskrivninger.

• Afvigelser mellem bevilling og regnskab.

Personaleomkostninger - Der er bevilget (2,9 mio.) - der er genereret et mindre forbrug på (-0,3 mio.), hvilket skyldes færre udgifter til administrativ medarbejder og driftsledelse, der her medregnes med kun et 1/2 årsværk.

Bygningsvedligeholdelse og øvrig drift - Der er bevilget (4,3 mio.) - der er brugt (1,1 mio.) mere end budgetteret. Årsagerne er øget forbrug til bl.a. renovering af sluser og bestyrelsens beslutning om delbetaling af forureningssag vedr. ARKEN (-594. tkr. excl. moms).

Masterplanen - Der er bevilget (1,6 mio.) - Der er brugt (0,1 mio.) mere end budgetteret. Årsagen til merforbruget er, at bestyrelsen valgte at flytte enkelte projekter under Masterplanen fra 2016 til 2017. I 2018 forventes ligeledes merforbrug til Masterplan-projekter, der flyttes fra 2017 til 2018 (0,2 mio.). Masterplanens projekter har omfattet Skovhuse renovering, oversigtskort og infoskilte, dyrefold i Hundige, skraldespande, borde-/bænkesæt, hundeskov, genplantning m.m.

Administration og øvrige omkostninger - der er bevilliget (0,7 mio.) og brugt (0,7 mio.). Udgifter under administration dækker bl.a. hjemmeside, forsikring, revisor m.m.

• Omkostningsbaseret regnskab og balance.

Det omkostningsbaserede regnskab udviser i 2017 et underskud på (-923 tkr.). I 2016 var der et overskud på (371 tkr.). Balancen udgør (13.708 tkr.) med en egenkapital på (12.596 tkr.). Den likvide beholdning ultimo 2017 er opgjort til (2,3 mio.) mod (4,5 mio.) i 2016. Årsagen til likviditetsændringen fra 2017 til 2018 på 2,2 mio. er periodisering af lønudbetalingen på 1,5 mio. for sidste halvdel af 2017, samt bestyrelsens beslutning om udbetaling af erstatning til ARKEN på 0,7 mio.

• Vedr. periodisering af lønudbetalingen - Hvor lønudbetalingen ultimo 2016 blev betalt primo 2017, blev lønudbetalingen ultimo 2017 betalt ultimo 2017. Tilsvarende er kortfristet gæld i 2016 1,5 mio. større i 2016 end i 2017.
• Budgetforslag 2019.

Bestyrelsen i Strandparken har besluttet budget 2019 ved en fremskrivning af budget 2018 med 1,52 %.  

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at regnskabet 2017 og budget 2019 for Strandparken I/S godkendes.

Tiltrådt

Ishøj Kommunes andel i budget 2019 - 2,2 mio. kr. (bilag 5.B). Beløbet indarbejdes i forslag til budget for 2019.

Lov om kommunernes styrelse § 60.

Årsregnskab for Østsjællands Beredskab (ØSB) fremlægges til godkendelse.

Regnskabet for 2017 viser et underskud på 0,6 mio kr., som jævnfør beredskabets vedtægter skal afregnes med interessentkommunerne. Ishøj Kommune vil få en ekstra opkrævning på 34.655 kr., som vil blive indregnet i kommunens aconto betalinger til ØSB i 2018.

Beredskabskommissionen godkendte på møde den 17. maj 2018 regnskabet for 2017, og sendte regnskabet til endelig godkendelse hos interessentkommunerne.

Endvidere fremlægges årsberetningen for 2017, der giver et indblik i de mange aktiviteter, som ØSB var involveret i 2017.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Østsjællands Beredskabs regnskab for 2017 godkendes.

Tiltrådt

Ishøj Kommunes medlemsbidrag til ØSB var i 2017 på 4.419.000 kr.

Vejdirektoratet har sendt Forslag til Støjhandlingsplan for Statens veje i offentlig høring med svarfrist 8. juni 2018.

Støjhandlingsplanen indeholder oplysninger om støjbelastningen fra de statslige veje, principper for arbejdet med at forebygge og reducere støjen, samt en beskrivelse af gennemførte og mulige støjreducerende tiltag langs det statslige vejnet. Derudover er der udpeget særligt støjbelastede boligområder. I forhold til sidste støjkortlægning i 2012, er der på landsplan sket et fald i antallet af kortlagte støjbelastede boliger med ca. 11 %, fra ca. 120.000 boliger til ca. 106.000 boliger som følge af Vejdirektoratets støjreducerende foranstaltninger. Den største reduktion ses i hovedstadsområdet.

Ud af de ca. 106.000 støjbelastede boliger over 58 dB er ca. 5.600 boliger stærkt støjbelastede med støjniveauer over 68 dB.

Vejdirektoratet oplyser, at trafikken på det overordnede vejnet fremadrettet vil være stigende. En stigning i trafikken på f.eks. 30 % vil medføre et forøget støjniveau på ca. 1 dB - en ændring i støjen, som i praksis ikke kan høres.

Ishøj Kommune påvirkes af støj fra Køge Bugt Motorvejen og Motorring 4. I Ishøj er der 2189 støjbelastede boliger, hvor 37 boliger har et støjniveau over 68 dB, hvor grænseværdien er 58 dB. Vurderet ud fra Vejdirektoratets digitale støjkort, er de 37 boliger beliggende i første række mod motorvejen i Vængerne. (Bredekærs-, Landlyst,- Pilgårds,- Vibeholms- og Ørnekærs Vænge).

Der er i Ishøj udpeget to boligområder, Ishøj Strand (hvor Køge Bugt Motorvejen krydser Ishøj Stationsvej) og Tranegilde, som er udsat for støj over 65 dB, hvilket er et område mere end i forhold til støjkortlægningen i 2012. Tranegilde var ikke udpeget som støjplaget område i 2012. Områderne indgår ikke i Vejdirektoratets videre undersøgelser om prioritering af eventuelt fremtidige midler til støjafskærmning. Derfor anbefaler Center for Park, Vej og Miljø, at fremsende et høringssvar, som opfordrer Vejdirektoratet til at prioritere støjreducerende foranstaltninger i Ishøj, herunder Ishøj Strand og Tranegilde. 

Klima- og Miljøudvalget indstiller, at der fremsendes høringssvar til Vejdirektoratet.

Høringssvar tilrettes efter udvalgets bemærkninger om støjvold og støjreducerende asfalt.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Klima- og Miljøudvalgets indstilling følges.

Tilføjelse til indstilling: , idet det tilføjes, at Ishøj Kommune ønsker en trafikprognose for de kommende 10 år.

Tiltrådt

Bekendtgørelse nr. 1065 af 12. september 2017 om kortlægning af ekstern støj og udarbejdelse af støjhandlingsplaner.

Der skal træffes beslutning om at sende lokalplanforslag 1.78 Vandværk i Ishøj Landsby og kommuneplantillæg nr. 8 i offentlig høring i ti uger hen over sommeren.

Lokalplanforslaget giver mulighed for at etablere et vandværk i udkanten af Ishøj Landsby, der skal forsyne en del af Ishøjs borgere. Grunden er på ca. 3.700 m2, og den nye bygning bliver på 600 m2 og får en maks. højde på 8,5 meter med en ensidig taghældning, hvilket giver en bebyggelsesprocent på ca. 16. Bygningen får et moderne udtryk, der tager hensyn til landsbyens bebyggelse med hensyn til højde og materiale. Facader opføres i tegl med en reliefvirkning, så de vil have et lys/skyggespil.

Ud over vandværket giver lokalplanen mulighed for at anlægge en offentlig sti gennem området, der vil blive forbundet med stinettet i den nyplantede Ishøj Landsbyskov. Området vil forblive grønt.

Der kan derudover etableres op til to driftsbygninger. Oplag vil blive indhegnet og begrønnet.

Lokalplanområdet forbinder landsbyen med den nyplantede Ishøj Landsbyskov via en sti. Lokalplanområdet vil forblive grønt, og der vil langs Pilemøllevej blive plantet træer i samme arter, f.eks. tjørn, frugttræer og hassel som i Ishøj Landsbyskovs skovbryn.

Der er i forbindelse med lokalplanforslaget udarbejdet et kommuneplantillæg nr. 8. I Fingerplan 2017 er arealet, som svarer til lokalplanområdet, taget ud af den grønne kile og overført til byområde, hvilket betyder, at det kan inddrages til byzone. Den nye ramme 4.D.5 Vandværk i Ishøj Landsby har samme fysiske afgrænsning som lokalplanområdet.

Lokalplanforslag med tilhørende kommuneplanforslag offentliggøres med en afgørelse om, at der ikke udarbejdes en miljørapport for hverken lokalplan eller kommuneplantillæg. Udfra screeningen er det vurderet, at projektets påvirkninger af miljøet ikke er væsentlige.

Teknik- og Bygningsudvalget indstiller, at sende lokalplanforslag 1.78 Vandværk i Ishøj Landsby med kommuneplantillæg nr. 8 i offentlig høring i ti uger.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Teknik- og Bygningsudvalgets indstilling følges.

Tiltrådt

Planloven §§ 13 og 15.

Center for Park, Vej og Miljø ansøger om at få 1 mio. kr. i investeringsoversigten for 2018 frigivet til færdiggørelse af Torslundevej.

Trafiksanering af Torslundevej etape 1 og 2 er gennemført, og tilbage resterer udlægning af asfaltslidlag på kørebanearealet.

Langs Torslundevej er der anlagt to nye enkeltrettede fællesstier adskilt af en vandrende mod kørebanen. Kørebanen er forskudt lidt mod nord, hvor kørebanebredderne er bevaret, så Torslundevej stadig opfylder kravene til en 40 km/t zone med fartdæmpende foranstaltninger.

Til håndtering af regnvand er der etableret et helt nyt regnvandssystem med to udløb til Lille Vejleå. Inden regnvandet ledes til Lille Vejleå, via sandfang og olieudskiller, bliver det forsinket via to rørbassiner i kørebanearealet.

I den sydlige fællessti har Ishøj Forsyning anlagt en ny vandledning og etableret nye målerbrønde til samtlige husstande, som forsynes fra Torslundevej.

Center for Park, Vej og Miljø ansøger om at få 1 mio. kr. i investeringsoversigten for 2018 frigivet til færdiggørelse af Torslundevej. 

Teknik- og Bygningsudvalget indstiller, at der frigives 1 mio. kr. i investeringsoversigten for 2018 til færdiggørelse af Torslundevej. 

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Teknik- og Bygningsudvalgets indstilling følges.

Tiltrådt

På baggrund af beslutning i Ishøj Byråd den 6. februar 2018, sag. nr. 32, er der udarbejdet forslag til vedtægter, forretningsorden og kommissorium for Medborgerforum.

Udkast til kommissorium, vedtægter og forretningsorden er udarbejdet på baggrund af beslutning i Ishøj Byråd den 6. februar 2018, sag. nr. 32, hvor det blev vedtaget, at der udarbejdes et kommissorium for det kommende Medborgerforum for perioden 2018-2021.
Udkast til kommissorium, vedtægter og forretningsorden er vedhæftet dagsordnen.

Kultur- og Fritidsudvalget indstiller, at vedtægter, forretningsorden og kommissorium for Medborgerforum godkendes.

Tiltrådt

-

I budgetforliget for 2018 er der anmodet om en kvartalsvis rapportering vedrørende kommunens udgifter til administration. Der gives et overblik over hvad ”administrationsudgifter” indeholder samt forbruget pr. 31. marts 2018.

Som en del af budgetforliget for 2018 er der ønsket en kvartalsvis rapportering til byrådet om kommunens udgifter til administration. Administrationsudgifter dækker over en lang række udgiftsposter og –områder, jf. retningslinjerne i Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede kontoplan. I det vedlagte notat er sammensætningen af administrationsudgifter beskrevet nærmere, ligesom forbruget pr. 31. marts 2018 er vist.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at notatet drøftes og tages til efterretning.

Til efterretning

I perioden 12. marts til 6. april deltog alle ansatte i Ishøj Kommune i en samlet måling af de tre emner ledelse, trivsel og psykisk APV, også kaldet 3i1-måling. Resultaterne er efterfølgende opgjort samlet for hele kommunen og for de respektive ledere og arbejdspladser.

Det samlede resultat viser, at kommunen har et højt niveau for både ledelse og trivsel. 113 ledere er blevet evalueret af deres overordnede leder, deres medarbejdere og deres eventuelle underordnede ledere. Ledelsesevalueringen tager udgangspunkt i arbejdet med Grundlag for Lederskab og Følgeskab (forelagt byrådet den 4. oktober 2017).

1829 ansatte var inviteret til at svare på trivselsmålingen, og 1532 har besvaret. Det giver en svarprocent på 84 %. Hovedkonklusionen for trivselsmålingen er, at der er en høj grad af trivsel på kommunens arbejdspladser, og kommunen ligger over de nationale gennemsnit på alle de emner, hvor der findes et nationalt benchmark.

Resultaterne fra den psykiske APV viser en tendens til, at der er manglende opfølgning på episoder omkring krænkende adfærd. Ligeledes har 12 % svaret, at de indenfor de seneste 12 måneder har haft sygefravær, der skyldes fysiske eller psykiske forhold på arbejdspladsen.

Næste skridt i arbejdet med resultaterne er, at alle arbejdspladser arbejder lokalt med deres egne resultater, og udarbejder en handleplan for deres arbejde med trivsel og psykisk arbejdsmiljø. HovedMED drøfter de samlede resultater på et ekstraordinært møde den 30. maj, og arbejder videre med udvælgelse af fælles temaer for trivsel på møderne i september.

Økonomi- og Planudvalget tager resultaterne fra kommunens 3i1-måling til efterretning.

Til efterretning

Ingen økonomiske konsekvenser.

EU's persondataforordning træder i kraft den 25. maj 2018.

Dataforordningen er sat i verden for at sikre, at myndigheder og virksomheder behandler borgernes personlige oplysninger sikkert og fortroligt, så oplysningerne ikke ender i uvedkommendes hænder. Reglerne i persondataforordningen erstatter den nuværende danske persondatalov, som blev vedtaget i år 2000.

Dataforordningen stiller en række skærpede krav til kommunen, herunder:

Kommunen skal ansætte en Data Protection Officer (DPO)
En DPO er en slags borgerrådgiver for persondata, som rapporterer direkte til Byrådet. Ishøj Kommune har ansat en DPO i regi af Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening

Vi har pligt til at holde medarbejderne informerede om reglerne

Denne pligt skal vi dokumentere, at vi opfylder. Et af tiltagene kommunen har gjort i denne forbindelse er, at vi har oprettet en side på intranettet, hvor medarbejderne kan holde sig opdaterede om reglerne. Ligeledes er der sendt information ud via Ishøj Indefra, og vi er ude i afdelingerne og holde oplæg om reglerne.

Indgåelse af databehandleraftaler

Kommunen skal indgå databehandleraftaler på de systemer, vi bruger til at behandle personoplysninger. Kommunen skal derudover også følge op på, at leverandørerne overholder de krav, vi har stillet i databehandleraftalen. Denne opgave er IT afdelingen ved at have afsluttet.

Beskrive kommunens behandlingsaktiviteter (krav om fortegnelse)

Kommunen skal beskrive, i hvilken forbindelse vi behandler personoplysninger, hvem der er dataansvarlige, hvilke oplysninger vi gemmer, hvor længe vi gemmer dem m.v.

Denne opgave er næsten udført.

Tilrette blanketter, så de indeholder de oplysninger, de skal

Borgerne har krav på en række oplysninger, når de bliver registreret hos kommunen, eks. i forbindelse med en ansøgning.

Denne opgave løses primært af KL, da de står for de blanketter, kommunen bruger.

Krav til vores IT systemer

Forordningen stiller en række sikkerhedsmæssige krav til kommunens IT systemer. Eks., at der skal være mulighed for adgangsbegrænsning, loggning af aktiviteter mv.

De fleste af kommunens systemer lever op til disse krav. Der er få systemer, der ikke lever op til kravene, hvilket ikke er imod lovgivningen, når det er et eksisterende IT system i kommunen. Der er dog allerede en plan for udskiftning af disse systemer, eksempelvis omsorgssystemet KMD Care.

Generel status i Ishøj Kommune

I Ishøj Kommune har vi nedsat en task force, som arbejder med implementering af forordningen i kommunen. I den forbindelse har vi været rundt i de forskellige afdelinger og præsentere kravene i forordningen og drøfte, hvilke indsatser afdelingerne skal have særligt fokus på. Herudover har vi også drøftet afdelingernes arbejdsgange og brug af systemer, så vi sikrer os, at disse er i overensstemmelse med de nye regler.

De udfordringer vi arbejder med nu, og som vi kommer til at arbejde med fremadrettet er at få ændret de arbejdsgange, som ikke opfylder kravene i persondataforordningen. Det gælder f.eks. i måden, vi kommunikerer med borgerne. I en god hensigt har nogle afdelinger brugt mails og sms til at kommunikere med borgerne, da dette er et let og tilgængeligt redskab. Det må vi ikke, hvis der kommunikeres om personoplysninger, da det ikke er en sikker kommunikationsform. Dette er en stor omvæltning for både medarbejdere og borgere, hvilke både kommunen og vores borgerrådgiver er opmærksomme på.

Persondataforordningen og kravene i denne drøftes nærmere på byrådet temamøde i juni, hvor kommunens DPO deltager med oplæg.

Økonomi og Planudvalget tager information om EU's persondataforordning til efterretning.

Til efterretning

General Data Protection Regulation og Databeskyttelsesloven.

Nøgletal for beskæftigelsesområdet består af en oversigt over udvalgte ydelser fordelt på målgrupper pr. måned samt et notat, som viser udviklingen over en længere årrække.

De to bilag supplerer hinanden, og er med til at skabe et mere nuanceret billede af udviklingen på beskæftigelsesområdet i Ishøj Kommune.

Bilag 1: Nøgletal fra Jobcenter Vallensbæk.

Bilag 2: Supplerende nøgletalsnotat.

Økonomi- og Planudvalget tager nøgletal for beskæftigelsesområdet til efterretning.

Til efterretning

Jobcenter Vallensbæk har afsluttet projekt om opkvalificering til chauffører og fremlægger endelig evaluering.

Ishøj Byråd godkendte d. 5. maj 2016 en bevilling på knap 1,5 mio. kr. til projekt hos Jobcenter Vallensbæk med det formål at opkvalificere ledige til at kunne varetage et job som chauffør. Business case for projektet viste, at såfremt 15-18 borgere (svarende til 30 %) kom i job, ville der kunne opnås en gevinst på ca. 2,4 mio. kr. i sparede forsørgelsesydelser (brutto).

Projektforløb:

40 borgere blev visiteret til indledende screening i forhold til, om borgeren kunne indgå i projektet. Heraf var 27 borgere motiverede for job som chauffør inden for godstransport og bus.

Flere borgere end ventet havde allerede de basale kørekort og manglede derfor kun en mindre og billigere opkvalificering for at kunne varetage job som chauffør. Den samlede investering for Ishøj Kommune endte derfor på i alt 669.000 kr. i stedet for 1,5 mio. kr.

Resultater:

20 borgere opnåede beskæftigelse som chauffør.

Der er med indsatsen opnået en økonomisk gevinst på i alt 571.000 kr. Gevinsten skal ses som en engangsbesparelse og ud fra det rationale, at indsatsen har reduceret ledighedslængden med 6 måneder. Det er således ikke en årlig besparelse.

Vedhæftet er evaluering af indsats med opkvalificering til chauffør.

Økonomi- og Planudvalget tager evalueringen til efterretning.

Til efterretning

Note 1: Besparelsen er baseret på, at 15 borgere modtog a-dagpenge, 5 borgere kontanthjælp, og at investeringen i gennemsnit har afkortet gruppens ledighed med seks måneder. Der er ikke taget højde for refusion.