Der vedhæftes oversigt over klagesager til ankenævn på ydelsesområdet for januar måned.

Økonomi- og Planudvalget tager orienteringen til efterretning.

Tiltrådt

Orientering om lukkedage i ydelsesteamet ved overgang til Kommunernes nye Ydelsessystem (KY).

Fredag den 8. februar 2021 går Ishøj Kommune i drift med kommunernes nye ydelsessystem KY. KY er en fælleskommunal it-løsning, der understøtter kommunens sagsbehandling fra ansøgning til udbetaling af forsørgelsesydelser, enkeltydelser på beskæftigelsesområdet samt behandling af administrationssager. Løsningen afløser vores nuværende løsning KMD-Aktiv.

Lukkedage i ydelsesteamet pga. uddannelse (27.-29. januar)

For at sikre de bedste forudsætninger for vores medarbejdere i varetagelsen af den fremadrettet sagsbehandling i KY, skal de gennemføre et uddannelsesforløb. Da alle medarbejdere i ydelsesteamet i Borgerservice skal på uddannelse samtidig, vil der være lukket for borgerhenvendelser til ydelsesteam den 27., 28. og 29. januar, dog med undtagelse af akutte henvendelser, som vil blive behandlet på vanlig vis.

Lukkedage i ydelsesteamet pga. konvertering (8.-19. februar)

I forbindelse med overgangen fra KMD-Aktiv til KY, skal der ske en manuel konvertering af aktive sager fra det ene system til det andet. Konverteringsopgaven løber fra den 8. februar til og med den 19. februar. Da alle sagsbehandlere i ydelsesteamet skal afsættes til opgaven, vil der i den omtalte periode være lukket for borgerhenvendelser til ydelsesteamet. Alle akutte sager vil dog stadig blive behandlet, og alle udbetalinger vil køre som vanligt.

Borgerne i Ishøj Kommune bliver informeret om lukkedagene i ydelsesteamet via relevante kanaler.

-

Ingen økonomiske konsekvenser.

Økonomi- og Planudvalget tager orienteringen til efterretning.

Tiltrådt

Ishøj og Vallensbæk kommuner har modtaget høringsbrev fra Social- og Indenrigsministeriet vedrørende tilkendegivelse om dispensation fra det forpligtende kommunale samarbejde. Der forestår derfor en proces frem mod høringsfristen den 22. marts 2021.

Ishøj Kommune har den 19. januar 2021 modtaget tilkendegivelse om dispensation fra Social- og Indenrigsministeriet, hvori ministeriet beskriver, at der på baggrund af drøftelser med de relevante fagministerier kan gives fuld dispensation på 4 ud af de 5 fagområder:

• Beskæftigelsesområdet
• Det sociale område for børn og voksne
• Specialundervisning for børn og voksne
• Genoptræning

For natur- og miljøområdet kan der gives dispensation, med undtagelse af nogle områder.

Ishøj og Vallensbæk kommuner har frihed til selv at bestemme, hvornår dispensationen tages i brug. Dette kan være forskellige tidspunkter for hver af områderne, men det skal være samme tidspunkt for alle opgaver under det enkelte område. Det fremgår også at der i god tid, inden dispensationen tages i brug, skal indgås aftale med de medarbejdere, som skal virksomhedsoverdrages fra Ishøj Kommune til Vallensbæk Kommune og omvendt. I høringsbrevet er beskrevet en række vilkår, som gør sig gældende for de forskellige områder.

Der indledes nu en intern proces i Ishøj Kommune, og tilsvarende i Vallensbæk Kommune, frem mod høringsfristen den 22. marts 2021.

• Høringsbrevet og oplæg til drøftelse forelægges HovedMED i uge 4. Her bedes HovedMED drøfte, hvordan den gode og medinddragende proces sikres.
• Oplægges sendes derefter til orientering og drøftelse i de berørte LokalMED. Der afholdes ekstraordinære møder i de berørte LokalMED i perioden 29. januar til 2. februar.
• HovedMED forventes, at mødes igen i uge 6 med henblik på at udarbejde høringssvar til Økonomi- og Planudvalget.
• Økonomi- og Planudvalget forelægges sagen til godkendelse den 22. februar.
• Byrådet behandler endelig godkendelse af dispensationen til ophør af det forpligtende samarbejde den 2. marts
• Høringssvar indsendes til Social- og Indenrigsministeriet inden den 22. marts 2021.

Vedhæftet er høringsbrevet fra Social- og Indenrigsministeriet.

Lov om forpligtende samarbejde.

Høringsbrevet beskriver ikke de økonomiske konsekvenser for Ishøj Kommune. I forbindelse med ophør af det forpligtende samarbejde vil der være afledte driftsomkostninger og etableringsomkostninger, blandt andet i forbindelse med etablering af et jobcenter i Ishøj Kommune. Omfanget af de økonomiske omkostninger er endnu ikke fuldt kortlagt. Et skøn over de økonomiske konsekvenser forventes forelagt Økonomi- og Planudvalget på mødet den 22. februar.

Økonomi- og Planudvalget tager orientering om høringsproces for dispensation fra det forpligtende kommunale samarbejde til efterretning.

Tiltrådt

Pia Skourup (V) fastholder særindstilling fra byrådets møde den 2 juni 2020, punkt 137.

Det tiltrædes at, den indstillede ansøger ansættes som centerchef for borger, Økonomi og IT.

Det tilrædes at, den indstillede ansøger ansættes i stillingen som Centerchef for Byudvikling.

Det tilrædes at, den indstillede ansøger ansættes som leder for Børnehuset Bøgely.

Kommunens revision Deloitte har den 22. december 2020 fremsendt "beretning vedrørende uanmeldt beholdningseftersyn den 26. august 2020". Beretningen er fremsendt til byrådet. Beretningen skal godkendes af byrådet og indsendes til tilsynsmyndigheden.

Kommunens revision Deloitte har fremsat nogle bemærkninger, bl.a. om ikke udlignede poster på to bankkonti og manglende afskrivning af en gammel postering, som administrationen har svaret på, jf. vedlagte bilag.

Efter politisk behandling indsendes revisionsberetningen og administrationens svar til tilsynsmyndigheden.

Lov om kommuners styrelse. Cirkulære om kommuners budget og regnskabssystem, revision mv.

Der er ingen økonomiske konsekvenser

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at beretningen og administrationens besvarelse godkendes.

Tiltrådt

Kommunerne skal ifølge reglerne hvert kvartal indberette oplysninger om likviditeten opgjort efter kassekreditreglen til Social- og Indenrigsministeriet. Likviditetsopgørelsen skal forelægges byrådet.

Likviditeten efter kassekreditreglen opgøres som de gennemsnitlige daglige saldi over de seneste 12 måneder på kontiene for likvide aktiver. Heri indgår også overskudslikviditeten, som er placeret til forvaltning i Danske Bank Asset Management, og evt. træk på kassekreditten (kassekreditfaciliteten på 60 mio. kr. har ikke været anvendt i år).

Kassekreditreglen er overholdt, når saldoen er positiv, hvilket er tilfældet i Ishøj.

Den gennemsnitlige likviditet efter kassekreditreglen er opgjort til 307 mio. kr. pr. 31. december 2020. Likviditeten er inkl. porteføljen (obligationer) i Danske Bank Asset Management, som udgør 104 mio. kr.

I nedenstående tabel fremgår den gennemsnitlige likviditet opgjort efter kassekreditreglen for perioden 2017 – 2020.

Som supplement til opgørelsen over den gennemsnitlige likviditet efter kassekreditreglen vises i nedenstående tabel den faktiske kassebeholdning ultimo kvartalet i perioden 2017 til 2020. I bilag 1 vises en grafisk fremstilling over udviklingen i den daglige likviditet.

Som det fremgår af tabellerne, er den gennemsnitlige likviditet opgjort efter kassekreditreglen 307 mio. kr. og den faktiske kassebeholdning 259 mio. kr. pr. 31. december 2020. Den høje likviditet er primært afledt af, at der er afholdt væsentligt færre anlægsudgifter i 2020 end forventet. Herudover er der driftsudgifter, som har forfaldsdato i januar og bliver derfor først trukket i banken efter årsskiftet. En stor del af likviditeten er således "bundet" i allerede afgivne bevillinger i år, og er således ikke udtryk for disponible midler.

Cirkulære om kommunernes budget og regnskabssystem, revision mv. Byrådet har vedtaget som mål, at likviditeten ultimo året skal udgøre minimum 25 mio. kr.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at likviditetsopgørelse 4. kvartal 2020 tages til efterretning.

Tiltrådt

I vedlagte bilag redegøres for udgifter til administration i 4. kvartal 2020.

Administrationsudgifter dækker over en lang række udgiftsposter og -områder, jf. retningslinjerne i Social- og Indenrigsministeriets autoriserede kontoplan.

Dette er beskrevet nærmere i vedlagte notat, hvor forbruget i 4. kvartal 2020 på de forskellige udgiftsområder er vist.

Byrådet har i budgetforliget for 2020 ønsket en kvartalsvis rapportering om udgifter til administration i kommunen.

Den kvartalsvise rapportering siden 2018 fortsættes således i samme form.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at rapporteringen om administrationsudgifter pr. 4. kvartal 2020 tages til efterretning.

Tiltrådt

Den gennemsnitlige sygefraværsprocent for 4. kvartal 2020 er på 5,3 %.

I vedlagte oversigt er vist sygefraværet for de forskellige overenskomstgrupper i 4. kvartal 2020, svarende til den måde, som sygefraværet er registreret på i kommunens lønsystem.

Som det fremgår af vedlagte notat, udgjorde sygefraværet 5,3 % i 4. kvartal 2020, hvilket er på niveau med 4. kvartal 2019, hvor sygefraværsprocenten var 5,4 %.

Byrådet har anmodet om en kvartalsvis sygefraværsoversigt for alle personalegrupper i kommunen.

Sagen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at sygefraværsoversigten for 4. kvartal 2020 tages til efterretning.

Tiltrådt

Der skal tages stilling til, om ophævelsen af byggesagsgebyret for virksomheder skal videreføres i 2021 for at understøtte det lokale erhvervsliv under Corona-krisen.  

Den 1. januar 2020 og frem til den 7. april 2020 udgjorde byggesagsgebyret kr. 500 pr. time tidsforbrug for sagsbehandling.

I forbindelse med COVID-19, og som en del af kommunens hjælpepakke til private borgere og erhvervslivet, vedtog byrådet den 7. april 2020, ”at byggesagsgebyret ophæves resten af året". Mindreindtægten på 350.000 kr. medtages i efterårets budgetopfølgning. (vedlagt som bilag).

Med efterårets budgetaftale blev det vedtaget, at byggesagsgebyret for de private borgere fjernes permanent fra 1. januar 2021.

Da pandemien stadig ikke er ovre, kan det overvejes, om byggesagsgebyret skal ophæves for erhvervslivet første halvår 2021. Dette vil medføre en mindreindtægt på ca. kr. 111.000.

Byggelovens § 28 stk. 1.

BR § 39.

Mindreindtægt i byggesagsgebyrer for erhvervslivet på ca. kr. 111.000 for første halvår 2021.

Teknik- og Bygningsudvalget indstiller, at byggesagsgebyret ophæves for erhvervslivet første halvår 2021, grundet COVID-19 pandemien fortsat hærger.
Sagen forelægges Teknik- og Bygningsudvalget på ny inden anden halvår 2021.

Forslag til beslutning:

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Teknik- og Bygningsudvalgets indstilling følges.

Tiltrådt

AAB har den 3. november 2020 fremsendt ansøgning om godkendelse og garantistillelse til optagelse af lån på 6,3 mio. kr. Låneoptagelsen dækker 9. etape af køkkenudskiftningen i afd. 55, Vejleåparken, hvor det forventes, at der etableres 30 nye køkkener årligt frem til 2023. Beløbet for et nyt køkken betales, som tidligere år, i flytteboliger eller i lejemål, hvor lejeren ønsker det, som et tillæg til huslejen over 15 år. Betalingen for de nye køkkener følger lejemålet og ikke beboerne.

Ishøj Byråd har den 7. januar 2020 godkendt låneoptagelse for etape 6, 7 og 8, og AAB oplyser i mail af 8. januar 2021, at byggeregnskabet for etape 8 er afsluttet, men ikke endelig godkendt endnu. Da byggeregnskaberne for de 3 etaper udgør i alt ca. 9 mio. kr., bliver låneoptagelsen mindre end de 11,1 mio. kr., som der tidligere er godkendt og stillet kommunal garanti til.

Bestyrelsen og afdelingsmødet i AAB afd. 55 Vejleåparken har på møde, henholdsvis den 9. september 2020 og den 8. oktober 2020, godkendt, at den enkelte lejer kan få etableret nyt køkken via den kollektive råderet, som vil koste op til 70.000 kr. pr. stk. Køkkenudskiftningen finansieres også af afdelingens egne henlagte midler med 2,1 mio. kr. Det forventes, at der årligt etableres 30 nye køkkener - 15 nye køkkener i flytteboliger og 15 nye køkkener i de boliger, hvor lejeren ønsker det. Den mulige lejestigning kræver ikke kommunal godkendelse, og AAB oplyser, at udgifter til hårde hvidevarer dækkes af beboeren. Låneoptagelse fortsætter etapevis fra 2021 til 2023 med etape 9, 10 og 11.

Almenboligloven § 29 og § 98.

Ingen økonomisk betydning for Ishøj Kommune.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at der godkendes en låneoptagelse på 6,3 mio. kr. med kommunal garanti.

Tiltrådt

DAB har den 20. oktober 2020, på vegne af Vildtbanegård afd. 3, fremsendt ansøgning til kommunens godkendelse om at anvende 10,384 mio. kr. til renovering fra afdelingens reguleringskonto.

Ishøj Byråd har på møde den 6. maj 2014 godkendt et større renoveringsprojekt (Helhedsplan) - på i alt ca. 191 mio. kr. - i boligafdelingen Vildtbanegård afd. 3. Renoveringsprojektet indeholdt blandt andet udskiftning af vinduer, nye facader og forbedring af parkeringsområder.

Ishøj Byråd har efterfølgende godkendt, at afdelingen har benyttet midler fra reguleringskontoen til diverse opgraderingsarbejder i hele boligafdelingen i forbindelse med Helhedsplanen. Senest på møde den 2. oktober 2018 har Ishøj Byråd godkendt, at afdelingen har benyttet midler fra reguleringskontoen til dækning af opgradering af belægningsarbejder i gårdrum, ændring af parkeringsområder, skabelse af familievenlige opholdsrum, ny og tryg cykelparkering samt opgradering af indgangspartier og mellemgange til i alt 13,850 mio. kr.

I den fremsendte ansøgning ønskes 10,384 mio. kr. fra afdelingens reguleringskonto anvendt til følgende arbejder:

• faldstammetilslutning
• renovering af 5 legepladser og 2 boldbaner
• LED-lys i opgangene
• Isolering af varmerør i kældrene
• Cykelskure
• Anlæg af mindre opholdspladser
• Forbedring af adgangsforhold ved beboerhuset Oasen
• Opsætning af bum ved Vejledalen 28
• Nye træer på p-pladsområderne
• Omdannelse af vildnis ved Oasen til fællesområde

DAB oplyser, at ansøgningen er godkendt af Vildtbanegårds selskabsbestyrelse på møde den 10. september 2020, og at ansøgningen ingen konsekvens har for afdelingens huslejeniveau.

Ansøgningen kræver Landsbyggefondens godkendelse af de enkelte ansøgte arbejder. Landsbyggefonden oplyser i brev af 11. december 2020, at reguleringskontoen pr. 31. december 2019 er opgjort til 10,740 mio. kr., og at Landsbyggefonden har godkendt den fremsendte ansøgning.

Almenboligloven § 94.

Ingen økonomiske konsekvenser for kommunen.

I afdelinger med støtte fra Landsbyggefonden skal der regnskabsmæssigt oprettes en reguleringskonto. Her opføres tilskud m.v. som kommer til udbetaling, men hvor udgifterne til de støttede foranstaltninger endnu ikke er gennemført/faktureret.

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Ishøj Kommune godkender, at 10,384 mio. kr. af reguleringskontoen benyttes til de ansøgte belægningsarbejder.

Tiltrådt

Indstilling om salg af Pilemølle Erhverv og erhvervsområde på Vejleåvej tiltrædes.

Indstilling om salg af andele af ejendom tiltrædes.

Der skal træffes beslutning om at sende forslag til lokalplan 1.97 Boligområde, Industrivangen 2-8 i offentlig høring i 2 uger. Forslaget er, med få ændringer, identisk med lokalplan 1.87, som blev vedtaget i 2019. Dette forslag giver mulighed for samme bebyggelse, samt en udvidelse af lokalplanområdet med 169 m2 fra Industriskellet 10.

Der er udarbejdet et forslag til lokalplan 1.97, der omfatter et område i Det Lille Erhvervsområde. I forslaget udvides lokalplanområdet med et mindre areal på 169 m2 fra Industriskellet 10.

Lokalplanen vil fortsat gøre det muligt at bygge ca. 135 nye boliger på Industrivangen 2-8 efter samme principper og bestemmelser, som i den nugældende lokalplan 1.87. Foruden Industrivangen 2-8, indeholder lokalplanforslaget en lille del af Industriskellet 10, der i lokalplanen udlægges til et grønt rekreativt område, da det senere skal udvikles til en rekreativ grøn plads med plads til regnvand for de omkringliggende boligområder i Det Lille Erhvervsområde. Byggeretten fra den grønne plads, der udgør 1,5 %, kan udelukkende anvendes på Industrivangen 2-8, der således vil have en bebyggelsesprocent på 101,5 %. Muligheden for køb af byggeretter er i overensstemmelse med helhedsplanens principper.

Ændringerne i lokalplanforslaget omhandler følgende:

• Udvidelse af lokalplanområde: Et mindre areal af industriskellet 10 tilføjes det eksisterende lokalplanområde, som grundlag for at hæve bebyggelsesprocenten med 1,5 %.
• Del af redegørelsestekst vedr. oversvømmelsesrisiko er tilføjet og i overensstemmelse med ændring i planloven. Ændringen får ingen betydning for byggeriet.

Da der er tale om få ændringer fra den nuværende lokalplan 1.87, foreslås det at fastsætte høringsperioden til 2 uger, samt forkorte den efterfølgende politiske proces, således at den endelige vedtagelse ved 2. behandlingen uddelegeres til Teknik- og Bygningsudvalget.

Lokalplanforslaget offentliggøres med afgørelse om ikke at udarbejde miljørapport for lokalplanforslag, da der er tale om få ændringer fra lokalplan 1.87.

Planloven.

Teknik- og Bygningsudvalget indstiller, at forslag til lokalplan 1.97 Boligområde, Industrivangen 2-8 sendes i offentlig høring i 4 uger og endelig vedtages på Teknik- og Bygningsudvalget.

Særindstilling: Lennart Nielsen (V) og Annelise Madsen (A) kan ikke tiltræde indstillingen, da ejerform ikke er kendt. Desuden ønskes høringsperioden udvidet til 8 uger.

Forslag til beslutning:

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Teknik- og Bygningsudvalgets indstilling følges.

Tiltrådt

Pia Skourup (V) afventer stillingtagen.

Med henblik på at kystsikre Ishøj og de øvrige kommuner i Strandparken I/S, Region Hovedstaden og Region Sjælland, er der sammen med et institut fra Belgien sendt en forhåndsansøgning om kystbeskyttelse til EU´s LIFE-IP program. EU har tilkendegivet, at projektet er interessant. På den baggrund anbefaler Center for Park, Vej og Miljø, at Ishøj, sammen med vores nationale og internationale samarbejdspartnere, går videre med en udvidet ansøgning til LIFE-IP-programmet i EU. I den forbindelse ønsker de enkle partnere at pulje deres forprojektmidler, således at der kan hyres en konsulent til den videre ansøgningsproces. 

Kommunerne i Strandparken I/S er ved at sende risikostyringsplaner for stormflod i høring. Det fremgår af planerne, at der skal tages initiativ til løsninger, når det gælder klimatilpasning, på tværs af kommunegrænserne.

Projekter og mulighed for EU-finansiering til økosystembaseret kystbeskyttelse fremgår af vedhæftede bilag.

Målet er, at Strandparken bliver et innovativt demonstrationsprojekt for naturbaseret kystbeskyttelse, med fælles projektledelse. Region Hovedstaden er positive overfor rollen, herunder at sørge for udbredelse af løsninger og resultater.

Tidsplan:

Deadline for en udvidet ansøgning er den 25. marts 2021. Der forventes svar omkring oktober 2021. I tilfælde af en positiv tilkendegivelse fra EU, bliver sagen forelagt politisk. Projektet går tidligst i gang i begyndelsen af 2022 og strækker sig til ca. 2030.

Projektet søges finansieret gennem LIFE-IP-programmet i EU. Det betyder, at EU dækker op til 60 % af omkostningerne af en samlet projektsum på ca. 17 mio. euro, hvoraf den danske andel er 2,8 mio. euro. De resterende 40 % skal egenfinansieres, og kan komme fra:

• Region Hovedstaden, Region Sjælland, Hvidovre Kommune, Brøndby Kommune, Vallensbæk Kommune, Ishøj Kommune, Greve Kommune, Strandparken I/S (medarbejdertimer og økonomi).
• Kystdirektoratet og Miljøstyrelsen (medarbejdertimer).
• Fonde og puljer i Danmark (økonomi).

Samarbejdskommunerne og regionerne afsøger i første omgang muligheder for fundraising gennem fonde og puljer for at supplere LIFE-IP projektet.

Greater Copenhagen EU Office støtter samarbejdet og ansøgningsprocessen både økonomisk og med rådgivning. Hver deltagende kommune har mulighed for at få dækket omkostninger på op til 30.000 kr. til udarbejdelse af selve ansøgningen. Det påvirker ikke servicerammen. Samarbejdskommunerne i Strandparken I/S planlægger sammen med Region Hovedstaden og Region Sjælland at samle de 30.000 kr. i en pulje for at kunne få ekstern bistand til en udvidet ansøgning til EU.

Klima- og Miljøudvalget indstiller, at:

• Ishøj går videre med en udvidet ansøgning til et LIFE-IP projekt i EU, såfremt de øvrige kommuner i Strandparken I/S også følger indstillingen.
• der gives tillægsbevilling til indtægt og udgift på 30.000 kr.

Forslag til beslutning:

Økonomi- og Planudvalget indstiller, at Klima- og Miljøudvalgets indstilling følges, idet de 30.000 kr. finansieres over miljøbeskyttelseskontoen.

Tiltrådt

Indstilling om indgåelse af varmeleveringsaftale med VEKS tiltrædes.

Nøgletal for beskæftigelsesområdet består af en oversigt over udvalgte ydelser fordelt på målgrupper pr. måned samt et notat, som viser udviklingen over en længere årrække.

Bilag 1 og 2 supplerer hinanden og giver et mere nuanceret billede af udviklingen på beskæftigelsesområdet i Ishøj Kommune.

Ishøj Kommune har indgået en aftale med Jobcenter Vallensbæk, der udarbejder et særligt statusnotat (bilag 3) som viser den aktuelle udvikling på beskæftigelsesområdet under de særlige omstændigheder ved Coronakrisen.

Til orientering udgiver Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering løbende rapporter om beskæftigelsessituationen under COVID-19 på følgende link. De nyeste rapporter fra STAR er vedlagt som bilag 4-6: https://www.jobindsats.dk/jobindsats/publikationer.aspx

Økonomi- og Planudvalget tager nøgletal for beskæftigelsesområdet til efterretning.

Tiltrådt

Med henblik på at lette proceduren med godkendelse/underskrift af protokol/referat i First Agenda, vil vi ved virtuelle møder oprette et ekstra punkt - Godkendelse af protokol/referat.

Ved at godkende dette ene punkt tilkendegives det, at godkendelse/underskrift gælder alle dagsordenpunkterne. Det vil derfor ikke være nødvendigt at trykke godkend ud for hvert enkelt dagsordenpunkt, så længe dette ene punkt godkendes.

Økonomi- og Planudvalget beslutter, at referatet godkendes.

Tiltrådt

Tiltrådt